Ausschreibung: Vertragsmanagement-Software in einer Cloud-Lösung
IKK - Die Innovationskasse
Kurzbeschreibung(Ready Tender generiert)
Die IKK – Die Innovationskasse sucht eine zentrale, einheitliche Vertragsmanagement-Software als Cloud-Lösung zur Verwaltung sämtlicher vertraglicher Beziehungen über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Der Leistungsumfang umfasst die Beschaffung, Anpassung, Einführung, Datenmigration sowie den dauerhaften Betrieb und die Wartung des Systems. Ziel ist die Implementierung einer Lösung mit einheitlicher Ablage, automatisierter Verwaltung und Reporting-Funktionen, die bis zum dritten Quartal 2026 vollständig in die bestehende IT-Landschaft integriert wird.
Details zur Ausschreibung(Ready Tender generiert)
Die IKK – Die Innovationskasse beabsichtigt die Einführung einer zentralen, einheitlichen Vertragsmanagement-Software als Cloud-Lösung. Ziel des Vorhabens ist die Konzeption und Implementierung eines IT-Systems, das die Verwaltung sämtlicher vertraglicher Beziehungen der IK – von Miet- und Lizenzverträgen bis hin zu Kooperationsvereinbarungen und Geheimhaltungsvereinbarungen – über den gesamten Lebenszyklus hinweg ermöglicht. Das System soll dabei den Prozess vom Zeitpunkt der Übergabe eines geschlossenen Vertrages bis hin zu dessen Ende, einschließlich etwaiger Verlängerungen oder Beendigungen, umfassend abbilden.
Der Leistungsumfang umfasst die Beschaffung, Anpassung, Einführung sowie den dauerhaften Betrieb, die Wartung und die Pflege der Standard-IT-Lösung. Zu den zentralen funktionalen Anforderungen gehören ein einheitliches Ablagesystem für Vertragsdokumente und zugehörige Metadaten, eine zentrale Auskunftsfunktion für berechtigte Nutzende, eine (teil-)automatisierte Vertragsverwaltung sowie die Möglichkeit, Vertragsdaten für unterschiedliche Fragestellungen in Reports auszuwerten. Hierbei sind verschiedene Nutzergruppen zu berücksichtigen, darunter schreibende und lesende Nutzer sowie Systemadministratoren.
Technisch ist eine vollumfängliche Integration in die vorhandene Systemlandschaft der IK erforderlich. Dies beinhaltet die Durchführung einer erfolgreichen Datenmigration aller bestehenden Verträge sowie die Bereitstellung eines schlüssigen Konzepts zur Datensicherung. Die Erstimplementierung erfolgt zunächst in einer Testumgebung, bevor das System nach erfolgreicher Abnahme ausgerollt wird.
Die IK strebt die Fertigstellung und den Abschluss des Projekts für das dritte Quartal 2026 an. Die vertragliche Grundlage bildet ein EVB-IT Cloud-Vertrag mit einer Mindestlaufzeit von vier Jahren, der sich bei ausbleibender Kündigung stillschweigend verlängert. Der Auftragnehmer ist zudem verpflichtet, nach Absprache zusätzliche betriebsbezogene Leistungen zu erbringen, sofern diese für die Erfüllung der Gesamtleistung und die Systemübernahme notwendig sind.
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