Ausschreibung: Öffentliche Ausschreibung zur Vergabe von Werkleistungen zur Extraktion von Energierechnungsdaten aus Energierechnungen, Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Zentrale, VOEK 595-25
Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
Kurzbeschreibung(Ready Tender generiert)
Die Ausschreibung beauftragt einen Dienstleister mit der Analyse, Klassifizierung und Extraktion von Energieverbrauchsdaten aus PDF- und XML-Energierechnungen verschiedener Lieferanten für die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA). Die Dokumente werden in vier Klassen (Strom, Erdgas, Fernwärme/Kälte, nichtleitungsgebundene Wärme) eingeteilt, unklassifizierbare Fälle gekennzeichnet und definierte Datenfelder ohne Anpassungen extrahiert, ergänzt durch Fehlerkorrektur und Ausgabe in Excel-Format. Die Leistung dient der Erfüllung von Berichtspflichten zu Energieverbrauch in BImA-Liegenschaften und umfasst zwei Bearbeitungsjahre (2025 und 2026) ab Mai 2026.
Details zur Ausschreibung(Ready Tender generiert)
Die öffentliche Ausschreibung bezieht sich auf die Beauftragung eines Dienstleisters zur Unterstützung bei der Analyse, Klassifizierung und Extraktion von Energieverbrauchsdaten aus Energierechnungen verschiedener Lieferanten. Die Rechnungen liegen in PDF- und XML-Format vor, und die extrahierten Daten sollen qualitativ hochwertig, sicher und effizient an die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) übermittelt werden. Der Fokus liegt auf der Verarbeitung von Dokumenten im Kontext der Berichtspflichten der BImA zur Verwaltung ihrer Liegenschaften und der Meldung von Energieverbrauchsdaten an bundes- und europäische Institutionen.
Die Kernleistungen umfassen die automatisierte und manuelle Analyse sowie Klassifizierung der Dokumente in vier vordefinierte Rechnungsklassen: 1. Strom/elektrische Energie, 2. Erdgas, 3. Fernwärme/Kälte und 4. nichtleitungsgebundene Wärme. Dokumente, die keiner Klasse zugeordnet werden können, sind entsprechend zu kennzeichnen, mit einer Begründung für die Nichtzuordnung. Die Extraktion erfolgt ausschließlich der in den Dokumenten vorliegenden Datenfelder (definiert in Anlage C-02b), ohne Anpassungen oder Berechnungen. Ergänzend ist ein Verfahren zur Fehlererkennung und -korrektur zu implementieren, das unvollständige oder inkonsistente Daten identifiziert und korrigiert. Die Ergebnisse werden in einer vollständigen Excel-Liste im festgelegten Format erstellt.
Optional kann die Auftraggeberin eine Qualitätssicherung anfordern, bei der 10 % der Dokumente per Zufallsstichprobe geprüft werden, wobei sie die zu prüfenden Dokumente vorgibt. Die Nachweise zur Ergebnisqualität (Richtigkeit, Vollständigkeit, Konsistenz und Nachvollziehbarkeit) sind innerhalb von 4 Wochen nach Beauftragung zu liefern. Die Leistungserbringung erfolgt ortsunabhängig unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen und mit sicheren, leistungsfähigen Verfahren, einschließlich revisionssicherer Speicherung und Datenlöschung nach Projektabschluss. Begleitende Tätigkeiten wie Kommunikation, Zwischenberichte und Korrekturläufe sind im Umfang enthalten.
Der zeitliche Rahmen sieht einen Vertragsbeginn zum 01.05.2026 vor, mit Bearbeitung für das Berichtsjahr 2025 bis 31.07.2026 und für 2026 bis 31.07.2027. Pro Bearbeitung sind bis zu 9 Kalenderwochen vorgesehen, beginnend mit der Bereitstellung der Dokumente durch die Auftraggeberin, die gestaffelt erfolgen kann (ca. 80 % in der ersten Phase, 20 % in der zweiten, spätestens 4 Wochen später). Zahlungen richten sich nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil B (VOL/B). Der Bietende muss Erfahrungen in automatisierter Dokumentenanalyse, OCR, Datenextraktion und Verarbeitung von PDF- und XML-Dateien nachweisen. Die Ausschreibung fällt unter CPV-Codes für Datendienste (72300000-8), Datenerfassung (72313000-2) und Datenerhebung/-zusammentragung (72314000-9).
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