Ausschreibung: CAFM-Software 2026
Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leitung des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
Kurzbeschreibung(Ready Tender generiert)
Die Bundesagentur für Arbeit schreibt die befristete Bereitstellung einer CAFM-Software als Cloud-Service (SaaS) aus, einschließlich Nutzungsrechten, Hosting, Betrieb, Pflege, Support und Exit-Leistungen sowie Konzepte und Dokumentationen. Die Software steuert, überwacht und dokumentiert Facility-Management-Prozesse gemäß GEFMA-Standard (zertifiziert nach GEFMA-444), mit Fokus auf Planung/Steuerung, Bauprojektmanagement, Mietmanagement, Gebäudemanagement und Arbeitsplatzmanagement, und ist primär durch Konfiguration anpassbar. Sie integriert sich in Systeme wie SAP S/4HANA und ServiceNow, unterstützt Rollen für interne und externe Nutzer sowie volumen- oder pauschale Lizenzierung für bis zu 3.000 Fachanwender.
Details zur Ausschreibung(Ready Tender generiert)
Die öffentliche Ausschreibung der Bundesagentur für Arbeit (BA) beinhaltet die befristete Bereitstellung einer CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) als Cloud-Service im Modell Software-as-a-Service (SaaS). Dies umfasst die Überlassung von Nutzungsrechten, die Provisionierung, das Hosting und den Betrieb der Software in einer vom Anbieter verantworteten Cloudinfrastruktur. Ergänzt werden diese Kernleistungen durch Pflege- und Supportdienstleistungen, Exit-Leistungen bei Vertragsbeendigung, die Sicherstellung von Reportingpflichten gegenüber der BA sowie die Erstellung notwendiger Konzepte und Dokumentationen, einschließlich Betriebs-, Änderungs- und Einrichtungsdokumentationen.
Die CAFM-Software dient der Steuerung, Überwachung und Dokumentation aller Facility-Management-Prozesse der BA, mit dem Ziel, Transparenz zu schaffen, Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren sowie die Effizienz in der Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Flächen zu steigern. Sie muss den GEFMA-Standard (German Facility Management Association e.V.) abbilden, insbesondere Geschäftsfähigkeiten wie Planung und Steuerung, Bauprojektmanagement, Mietmanagement, Gebäudemanagement und Arbeitsplatzmanagement. Primär soll die Software durch Konfiguration auf die Bedürfnisse der BA anpassbar sein, wobei eine Zertifizierung nach GEFMA-444 zwingend erforderlich ist. Die Lösung unterstützt den gesamten Lebenszyklus von der Bedarfsermittlung über Beschaffung und Instandhaltung bis zur Außerbetriebnahme und integriert sich nahtlos in die bestehende Softwarelandschaft der BA, darunter SAP (einschließlich S/4HANA Immobilienmanagement-Modul), ServiceNow und andere Systeme über standardisierte Schnittstellen. Dies trägt direkt zu den Zielen des laufenden Projekts #Neue.INFRA bei.
Zugang zur Software erfolgt über ein Rollenberechtigungskonzept, das BA-Mitarbeiter sowie externe Partner wie Planer, Architekten und Rahmenvertragspartner (z. B. Reinigungsdienstleister) berücksichtigt. Die Buchung von Arbeitsplätzen erfolgt über ServiceNow, wobei Belegungsdaten und Kennzahlen (z. B. Auslastung) in der CAFM-Software verfügbar sein müssen. Für die Lizenzierung sind zwei Alternativen anzubieten: eine volumenbasierte Variante (z. B. basierend auf Anzahl der Fachanwender oder Assets, mit Annahme von 3.000 Fachanwendern) oder eine pauschale Unternehmenslizenz. Die Leistungen werden bundesweit erbracht, mit einem Höchstwert der Rahmenvereinbarung von 16.638.655,46 Euro, und bilden Teil eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb.
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