Ausschreibung: Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software
Landesamt für Steuern
Kurzbeschreibung(Ready Tender generiert)
Die Ausschreibung umfasst den Einkauf und die On-Premise-Installation einer webbasierten CAFM-Softwarelösung (GEFMA-Richtlinie 444 zertifiziert), die das bestehende Planon essentialsFM-System (Versionen: Client 8.7.5.0, Web 3.74.1.0, Oracle-DB 66.0) für das zentrale Liegenschaftsmanagement und die Gebäudeverwaltung in der Finanzverwaltung Rheinland-Pfalz ersetzt. Die Software muss Prozesse wie Wartung, Instandhaltung, Störungs- und Reservierungsmanagement automatisieren, rollenbasierte Workflows unterstützen sowie Flächenmanagement mit grafischer CAD-Darstellung, Personendaten-Integration und umfassendem Reporting bieten. Ergänzende Leistungen beinhalten Altdatenmigration, Programmierung einer Personendaten-Importschnittstelle, Integration in die bestehende IT-Infrastruktur, Anwenderschulungen und 36-monatigen technischen Support.
Details zur Ausschreibung(Ready Tender generiert)
Die öffentliche Ausschreibung zielt auf den Einkauf und die lokale On-Premise-Installation einer modernen, zukunftssicheren, webbasierten CAFM-Softwarelösung ab, die auf gängigen Browsern läuft und das bestehende System Planon essentialsFM (Versionen: Client 8.7.5.0, Web 3.74.1.0, Datenbank Oracle 66.0) ablöst. Die Lösung ist für das zentrale Liegenschaftsmanagement und die Gebäudeverwaltung in der Finanzverwaltung Rheinland-Pfalz vorgesehen, einschließlich der Hausverwaltungen der Finanzämter und des Referats Z15b im Landesamt für Steuern. Sie soll hohe Benutzerfreundlichkeit, umfassende Auswertungs- und Reportingfunktionen sowie strenge Sicherheits- und Datenschutzstandards bieten und muss nach der GEFMA-Richtlinie 444 zertifiziert sein, wobei diese Zertifizierung über die gesamte Vertragslaufzeit aufrechterhalten bleibt. Die Software optimiert und automatisiert bestehende Prozesse wie Wartung, Instandhaltung, Störungs- und Reservierungsmanagement sowie die dazugehörige Dokumentation und unterstützt rollenbasierte Workflows für Rollen wie "User Melder", "Admin" und "User". Im Flächenmanagement ermöglicht sie eine detaillierte Flächendokumentation und -analyse, grafische Darstellung von CAD-Plänen mit Platzierungen von Personen, Raumtypen, Daten und freien Kapazitäten sowie benutzerfreundliche Navigation und einen Berichtsgenerator für eigene Berichte. Eine Erweiterung der Lizenzen auf Basis zusätzlicher Kosten ist erforderlich.
Der Ausschreibungsgegenstand umfasst die vollständige Beschaffung und Implementierung der CAFM-Software, einschließlich aller notwendigen Softwarekomponenten für Betrieb und Installation, sowie die konzeptionelle Integration in die bestehende technische Umgebung des Auftraggebers (basierend auf Servern wie Dell R840, Betriebssystemen wie Microsoft Windows 2022 oder SUSE Linux 15, Storage Huawei Dorado, Netzinfrastruktur Alcatel und Backup Veeam). Der Bieter muss die Migration der Altdaten aus dem alten System übernehmen, wobei eine Zuarbeit des Auftraggebers bei der Aufarbeitung der Migrationsdaten möglich ist. Zudem ist die Programmierung einer neuen Importschnittstelle für Personendaten (zur grafischen Anzeige in CAD-Plänen) vorgesehen. Die Software muss in die Infrastruktur integriert werden, die als Beistellung des Auftraggebers gilt, inklusive Virtualisierung mit VMware vSphere 7 und Desktop-Virtualisierung mit Citrix oder VMware Horizon.
Weitere Leistungen beinhalten umfassende Anwenderschulungen für die Nutzerrollen sowie einen 36-monatigen technischen und fachlichen Support ab Zuschlag. Die Implementierung muss spätestens zwei Wochen nach Zuschlag beginnen, mit Fertigstellung der Installation, Datenmigration und Importschnittstelle bis Ende Oktober 2026; Schulungen und Bereitstellung der Produktivumgebung sind bis Ende Dezember 2026 abzuschließen. Der Liefer- und Leistungsort ist Ferdinand-Sauerbruchstraße 17, 56073 Koblenz. Die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate ab Auftragsvergabe, und die Ausschreibung erfolgt als offenes Verfahren nach VgV, mit Fokus auf qualifizierte Anbieter, die Erfahrung in der Bereitstellung, Implementierung und Wartung solcher Lösungen nachweisen können.
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