Ausschreibung: Beschaffung eines Bewerbungsmanagementsystems für die bpb
Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI
Kurzbeschreibung(Ready Tender generiert)
Die Bundeszentrale für politische Bildung (bpb) sucht ein Bewerbungsmanagementsystem (BMS) für jährlich ca. 2.600 Bewerbungen inklusive fünfjähriger Pflege und Support. Das System muss eine registrierungsfreie Bewerbung, flexible Formulare, automatisierte Sanktionslisten- und Duplikatsprüfungen sowie anpassbare Workflows für verschiedene Nutzergruppen bieten. Zum Leistungsumfang gehören zudem die Implementierung, Migration, Schulung von bis zu 25 Mitarbeitenden sowie die Anpassung an das Corporate Design.
Details zur Ausschreibung(Ready Tender generiert)
Die Bundeszentrale für politische Bildung (bpb) schreibt die Beschaffung eines Bewerbungsmanagementsystems (BMS) inklusive einer fünfjährigen Laufzeit für Pflege und Support aus. Ziel ist die Implementierung einer effizienten Softwarelösung zur Verwaltung von jährlich ca. 2.600 Bewerbungen, wobei ein Kapazitätspuffer von mindestens 50 % für zukünftige Steigerungen vorzuhalten ist. Der Leistungsumfang umfasst neben der Bereitstellung der Software auch die initiale Einrichtung, das Customizing, die Migrationsunterstützung sowie die Anpassung an das Corporate Design der bpb.
Das System muss eine nutzerfreundliche Bewerbung ohne vorherige Registrierung ermöglichen und verschiedene Bewerbungsformulare für unterschiedliche Zielgruppen (z. B. Referenten, Sachbearbeiter, Auszubildende) bereitstellen. Die Formulare sind flexibel durch Freitextfelder, Auswahllisten, Checkboxen und Upload-Optionen zu gestalten und um stellenspezifische Fragen erweiterbar. Zur Qualitätssicherung und Compliance sind eine integrierte automatisierte Sanktionslistenprüfung mit tagesaktuellen Daten sowie eine Duplikatsprüfung zwingend erforderlich.
Technisch muss das BMS für jede Stellenausschreibung eine eigene URL mit Stellentitel generieren und für alle Bewerber sowie Stellen eindeutige Kennungen vergeben. Die Benutzeroberfläche muss in deutscher Sprache gehalten sein und eine einheitliche Symbolik aufweisen. Zudem ist eine flexible Abbildung unterschiedlicher Prozessabläufe zwischen Personalabteilung, Fachbereichen und Gremien zu gewährleisten. Benachrichtigungen über neue Aufgaben an die zuständigen Nutzer müssen per E-Mail erfolgen, wobei sichergestellt sein muss, dass keine personenbezogenen Daten in den E-Mails übertragen werden.
Die Implementierung erfolgt in enger Abstimmung mit der bpb, wobei innerhalb von sechs Wochen nach Zuschlagserteilung ein detaillierter Projektplan zu erstellen ist. Der Auftragnehmer stellt hierfür qualifiziertes Fachpersonal bereit, das auch für die initiale Erstellung der Systemarchitektur-Dokumentation sowie die Schulung von bis zu 25 Mitarbeitenden zuständig ist. Eine kontinuierliche Qualitätssicherung der Support- und Serviceprozesse sowie die namentliche Benennung eines festen Ansprechpartners für die Projektleitung sind wesentliche Bestandteile der Leistungserbringung.
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