Ausschreibung: Rahmenvereinbarung für die Logistik und Betreuung von Informations- und Kommunikationsständen auf Messen und Fachtagungen Az. 004-Q5-2026
Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit Zentrale Vergabestelle
Kurzbeschreibung(Ready Tender generiert)
Das Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit (BIÖG) in Köln schreibt eine Rahmenvereinbarung für die Logistik und Betreuung von Informations- und Kommunikationsständen auf 6 bis 8 bundesweiten Messen und Fachtagungen pro Jahr aus, beginnend Mitte Juni 2026. Der Auftragnehmer übernimmt den Auf- und Abbau des bestehenden Nomadic-C34-Faltdisplays (3,1 m x 2,4 m x 0,9 m, inklusive Beleuchtung und Digitaldruckbahnen), den Transport und Aufbau des interaktiven T-Wall-Moduls sowie die attraktive Einrichtung und Präsentation von Materialien zur Förderung der BIÖG-Sichtbarkeit und Sammlung von Rückmeldungen. Zusätzlich umfasst der Auftrag die Vorab-Planung mit Briefing, Nennung qualifizierten Personals, eigenständige Buchung von Unterkünften und Reisen sowie die Organisation während der 2- bis 3-tägigen Veranstaltungen an Orten wie Düsseldorf oder Berlin.
Details zur Ausschreibung(Ready Tender generiert)
Die öffentliche Ausschreibung nach UVgO bezieht sich auf eine Rahmenvereinbarung für die Logistik und Betreuung von Informations- und Kommunikationsständen auf Messen und Fachtagungen. Der Auftraggeber, das Bundesinstitut für Öffentliche Gesundheit (BIÖG) in Köln, plant bundesweit jährlich den Besuch von 6 bis 8 Veranstaltungen wie Fachtagungen, Kongresse und Messen, beginnend mit dem ersten Einsatz Mitte Juni 2026. Der bestehende Messestand (Nomadic-C34-Faltdisplay mit Maßen 3,1 m x 2,4 m x 0,9 m, inklusive Beleuchtung, Digitaldruckbahnen und ggf. einem Counter) wird weiter eingesetzt, wobei die Anmietung von Standflächen (üblicherweise 6 bis 15 m²) und Equipment vom Auftraggeber übernommen wird. Die Veranstaltungen dauern in der Regel zwei bis drei Tage und finden an Orten wie Düsseldorf, Mannheim, Würzburg, Gera, Hamburg oder Berlin statt. Das prognostizierte Auftragsvolumen beträgt 36.645 Euro (ohne USt.) pro Jahr, mit einer Obergrenze von 136.000 Euro für die gesamte Laufzeit, ohne Mindestabnahmemengen oder Anspruch auf Einzelaufträge.
Der Auftragnehmer ist für die vollständige Standbetreuung und Logistik während der Veranstaltungsdauer verantwortlich, einschließlich Auf- und Abbau des Stands sowie des Transportes und Aufbaus eines interaktiven Moduls (T-Wall), das bei Bedarf zu zweit gehandhabt werden sollte. Im Vorfeld umfasst die Planung eine telefonische oder digitale Abstimmung mit dem Auftraggeber über die Standgestaltung und Zusatzausrüstung, die namentliche Nennung und Qualifikationsangabe des fachspezifischen Betreuungspersonals sowie die Organisation von mindestens einem Briefing-Gespräch mindestens zwei Wochen vor der Veranstaltung (Ausnahme für den ersten Einsatz aufgrund des Zuschlags am 1. Juni 2026). Dieses Briefing, meist telefonisch, behandelt Neuerungen, Änderungen und spezielle Sprachregelungen mit den zuständigen Fachreferenten des Auftraggebers. Zudem muss der Auftragnehmer eigenständig Unterkünfte am Einsatzort buchen und die Hin- und Rückfahrt organisieren.
Während der Veranstaltungen erfolgt die Standeinrichtung und -gestaltung zur attraktiven und publikumswirksamen Präsentation von Medien, Materialien und dem Auftraggeber, um die Sichtbarkeit des BIÖG in der Fachwelt zu fördern, Rückmeldungen aus dem Feld zu sammeln und Aktivitäten anderer Beteiligter zu erfassen. Die Leistungen richten sich ausschließlich nach dem Bedarf des Auftraggebers und werden im Rahmen von Einzelaufträgen detailliert festgelegt, mit CPV-Code 79956000-0 für die Organisation von Messen und Ausstellungen. Der Ort der Leistungserbringung ist deutschlandweit, primär am Sitz des BIÖG in Köln für Vorbereitungen.
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