Ausschreibung: Vergabe- und Vertragsmanagementsystem (VMS)
Heinrich Böll Stiftung e.V.
Kurzbeschreibung(Ready Tender generiert)
Die Heinrich Böll Stiftung e.V. sucht einen Anbieter für die Einführung eines cloud-basierten Vergabe-, Bedarfs- und Vertragsmanagementsystems (VMS) zur vollständigen Digitalisierung ihrer Beschaffungsprozesse. Der Auftrag umfasst die Bereitstellung der SaaS-Lösung sowie deren Implementierung und technische Integration in das bestehende ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ziel ist eine rechtskonforme, effiziente und medienbruchfreie Abwicklung sämtlicher Beschaffungsvorgänge von der Bedarfserfassung bis zur Vertragsverwaltung.
Details zur Ausschreibung(Ready Tender generiert)
Die Heinrich Böll Stiftung e.V. schreibt die Einführung eines standardisierten, cloud-basierten Vergabe-, Bedarfs- und Vertragsmanagementsystems (VMS) aus. Ziel des Projekts ist die vollständige Digitalisierung und medienbruchfreie Abbildung des Beschaffungsprozesses – von der ersten Bedarfserfassung über die Durchführung der Vergabe bis hin zur abschließenden Vertragsverwaltung. Das System soll als zentrale, mandantenfähige Plattform dienen, um administrative Aufgaben zu automatisieren, die Effizienz zu steigern und eine rechtskonforme sowie revisionsfeste Dokumentation sämtlicher Vorgänge sicherzustellen.
Die Ausschreibung gliedert sich in zwei wesentliche Leistungsbereiche. Der erste Bereich umfasst die Bereitstellung und den sicheren, performanten Betrieb der SaaS-Lösung unter Einhaltung hoher technischer und datenschutzrechtlicher Standards (DSGVO). Der zweite Bereich beinhaltet die Implementierung, Konfiguration und prozessuale Anpassung des VMS an die spezifischen organisatorischen Abläufe der Stiftung. Ein zentraler Bestandteil ist dabei die technische Integration in das bestehende ERP-System (Microsoft Dynamics 365 Business Central) mittels standardisierter REST-APIs, um Doppelerfassungen zu vermeiden und die Datenqualität sowie Berichtsfähigkeit für interne und externe Prüfinstanzen nachhaltig zu erhöhen.
Das VMS soll die digitale Beschaffungsstrategie der Stiftung maßgeblich unterstützen, indem es die Nachvollziehbarkeit aller Vergabeschritte und Entscheidungen sicherstellt. Dabei ist die strikte Konformität mit geltenden Rechtsnormen, insbesondere dem GWB, der VgV, der UVgO, der VOB/A sowie der VergStatVO, zwingend zu gewährleisten. Durch die Schaffung einer zentralen Veraktung für alle vergaberelevanten Dokumente und die Automatisierung wiederkehrender Kommunikationsprozesse soll das System die Belegschaft entlasten und eine transparente, effiziente Beschaffungspraxis etablieren.
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